Outsourcing, por dentro do assunto

Há anos, o outsourcing de impressão tornou-se uma das principais formas de garantir as impressões de uma empresa. E não é à toa que o serviço é o queridinho do mercado. Ele garante ótima relação custo-benefício, o completo atendimento das necessidades de impressão de cada setor da empresa e o melhor de tudo: ninguém precisa parar de exercer sua atividade quando uma impressora tem algum problema de funcionamento ou algum cartucho acaba. A empresa contratada apenas precisa ser acionada e todo o resto do processo é responsabilidade dela! Isso é muito importante hoje em dia, já que cada minuto tem seu valor.
Mas, mesmo conhecendo os termos “outsourcing de impressão”, “terceirização de impressão” e outros como “locação de impressoras”, você realmente sabe como funciona esse serviço? A Inforlaser preparou este post para tirar todas as suas dúvidas!
 
O que é outsourcing de impressão?
 
O outsourcing de impressão nada mais é que o serviço de locação de impressoras, multifuncionais ou qualquer outro equipamento destinado à impressão. O serviço pode ser utilizado em pequenas, médias e grandes empresas, escritórios como os de advocacia, clínicas e até hospitais. Nele, podem ser fornecidas impressoras, copiadoras, multifuncionais, scanners, impressoras plotter, impressoras de cupons não fiscais e muitas outras variedades de produtos de impressão. As empresas que prestam serviço de outsourcing de impressão podem ser parceiras de grandes fabricantes como: OKI Data, HP, Xerox, Samsung, Brother, Epson, Canon, entre tantos outros grandes nomes desse mercado.
Esse serviço rapidamente conquistou o mercado, pois contribui para a economia da empresa, além de permitir maior controle do que é impresso pelos colaboradores, e em quais quantidades.
 
Quais empresas utilizam o serviço de outsourcing de impressão?
 
Praticamente qualquer empresa pode contratar os serviços de outsourcing de impressão. Supermercados, hospitais, pequenas e médias empresas, até (na verdade, principalmente elas) multinacionais. O que define se uma empresa precisa do serviço é, na verdade, o volume de impressões
que ela tem, assim como a quantidade de equipamentos necessária e a gestão de impressões que precisam.
 
Contratar um serviço de outsourcing de impressão é sempre a melhor alternativa?
 
                A locação de impressoras ou multifuncionais normalmente proporciona uma série de melhorias. O único caso em que o serviço não é a decisão mais vantajosa a ser tomada é quanto o volume de impressões mensal é muito pequeno - nesses casos, a própria prestadora de serviços dá preferência pela venda de um cartucho ou, no máximo, um contrato no qual a cobrança seja feita por impressão (e, ainda assim, há um valor fixo mensal referente à manutenção e locação do equipamento do contrato).
Então, os pouquíssimos casos em que a melhor relação custo-benefício está em comprar o aparelho são quando o volume de impressões mensal é baixíssimo, como numa residência, num home office ou empresas muito digitais ou pequenas.
 
Quais são as vantagens do outsourcing de impressão?
 
A empresa que optar pelo outsourcing de impressão não precisa mais se preocupar com gestão de peças, configurações iniciais, compra de suprimentos e manutenção dos equipamentos. Tudo é feito pela empresa contratada.
 
• Mesmo com o controle de suprimentos, há cartuchos reservas disponíveis;
• Caso torne-se necessária, pode ser realizada uma renovação de equipamentos;
• Durante todo o contrato, são garantidas manutenção e assistência técnica;
• O nível de suprimentos é controlado, ou seja, antes que acabe, o cliente recebe os cartuchos/toners diretamente na empresa.
 
Qual é o processo de outsourcing de impressão?
 
Para iniciar a prestação de serviços de outsourcing de impressão é necessário analisar minuciosamente a realidade da empresa contratante, a fim de garantir que a mesma tenha certeza de que fez um negócio vantajoso.
As principais informações a considerar, no momento de análise, são:
 
• Volume de impressão mensal;
• Os formatos de papel que são impressos, como A4, A3 ou outros;
• Se a impressão é colorida ou preto e branco;
• Necessidades adicionais como digitalização, impressão wireless ou copiadoras.
 
A partir dessas informações, já é possível definir os modelos ideais para o contrato e suas respectivas quantidades, para cada setor da empresa.
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