O segredo de um evento bem-sucedido

Investimento alto? Nem sempre.
Convidados? Em partes.
Programação do evento? Tem responsabilidade no resultado do evento, também.
Mas não, não são esses itens (nem o local, a divulgação em grandes veículos de comunicação e as tantas variáveis que você pode ter imaginado) que garantem que um evento será bem-sucedido.
O que vamos dizer pode parecer simples e, para alguns, até mesmo óbvio. Mas não é.
O segredo de um bom evento - e como bom evento definimos um que gere contatos, negócios e vendas, além de marketing positivo e, por vezes, mídia espontânea - é o planejamento. Isso mesmo. Planejamento.
Por que, naquele evento que você foi pela empresa, só conseguiu entrar depois de terem que chamar alguém da organização, se você recebeu o convite?
Por que, naquele workshop do seu fornecedor, você não recebeu o material referente ao conteúdo apresentado?
E naquele evento do seu cliente, por que os organizadores não paravam de correr para lá e para cá com a equipe de apoio e sequer conseguiram te cumprimentar?

Simples: porque houve algum problema no planejamento desse evento!
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... O que é algo absolutamente compreensível, já que eventos são repletos de detalhes e pode acontecer de algum deles passar batido durante o planejamento.
 
Mas, o que fazer para evitar esse tipo de problema?

Existem ferramentas que podem auxiliar sua memória e seu desempenho durante a organização de um evento. Minhas sugestões são as que melhor se adequaram ao meu método e estilo de trabalho.
 
Checklist

Como todo profissional de eventos sabe, existem tipos específicos de eventos - o casamento, como exemplo dos eventos sociais, e o workshop, como exemplo dos eventos corporativos.
Mas, por mais que existam muitos tipos dentro de cada uma dessas categorias, existem informações que são necessárias em todos eles. O checklist ajuda, principalmente, a nos lembrarmos das ações "obrigatórias".
 
Costumam ser as ações "obrigatórias" de um evento:
Briefing Reserva do local Montar comissão organizadora do evento Distribuir suas atividades Fazer a programação do evento Contratação fornecedores - gráfica, agência, etc. Criação do material de divulgação Seleção do material Envio e supervisão da produção do material Listar convidados/participantes Se for o caso, pensar nos convites para figuras importantes Providenciar equipamentos/infraestrutura Providenciar buffet/alimentação Providenciar decoração/ambientação Contratar/delegar profissionais para recepção, segurança, staff Providenciar estacionamento/transporte Providenciar brindes Orientar em relação às vestimentas dos participantes Fazer uma reunião para últimos acertos/ensaio Comunicação pós-evento  

Roteiro

Depois de ter planejado todas ações pré e pós eventos, é necessário saber - e rever - o que e como agir durante seu evento. Para que isso seja mais fácil, trace um roteiro para seguir.
Por exemplo, se no seu workshop, os participantes precisam receber algum material antes de se acomodarem, insira como primeira ação de seu roteiro algo como "entregar material x na hora de chegada dos participantes".
Faça o seu roteiro com antecedência e, um tempo depois de terminar de fazê-lo, leia-o novamente: às vezes, na hora de redigí-lo, algo passou batido. O momento da revisão serve exatamente para identificar se falta algum tópico no roteiro do seu evento.
Cada profissional se organiza de uma forma e não é porque checklist e roteiro costumam ajudar que eles são as únicas ferramentas efetivas. Se vir outras, teste. Nunca se sabe quando um novo método pode tornar nosso trabalho muito mais fácil.
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Se, ao planejar o seu evento, você tiver considerado todos esses itens, a probabilidade de deixar algo passar é praticamente nula, lhe garantimos!