Digitalização

​Com certeza você já ouviu falar sobre digitalização. Se não passou por algum processo de digitalização em sua empresa, teve contato com algum colega que passou ou que tinha recebido a oferta para esse serviço. Muitas empresas aderiram à digitalização por diversos motivos, que vão desde a facilidade de acesso às informações até o descarte dos arquivos físicos para melhor aproveitamento do espaço da empresa. Mas, apesar de sabermos que esse é um serviço presente há muito tempo no mercado, você sabe o que é e quais são os processos da digitalização? A Inforlaser responde!
A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza consideravelmente o acesso e a disseminação das informações entre os colaboradores de uma empresa, com a visualização instantânea dos documentos.
 
Benefícios da digitalização
Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos; Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos; Redução de custo com recuperação e duplicação; Integração de dados ativos e históricos.  
Etapas da digitalização de documentos
Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização (higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner); Em seguida são escaneados, tratados e indexados por lote de documentos, de acordo com as especificações determinadas pelo projeto; As imagens e dados são migrados para o Software GED Arquivar, possibilitando o acesso aos documentos sempre que seja preciso.  
Há empresas que não podem aderir ao serviço por questões legais – há leis para determinadas áreas de atuação que invalidam arquivos digitais, alegando que os arquivos físicos são os únicos que podem ser aceitos como documento e apresentados numa eventual auditoria e consulta. Mas são áreas bem específicas, como a hospitalar ou advocacia. Verifique a política de sua empresa sobre a digitalização e, caso ainda não tenha esse serviço, entre em contato conosco!